Как посчитать гостей для кейтеринга и рассадки

Кейтерингу нужна одна цифра и несколько уточнений, рассадке нужен список, трансферу нужно число мест в каждую сторону. Разберём, как получить всё это из ответов гостей.

Что нужно кейтерингу

Сколько взрослых и сколько детей.
Сколько гостей с особым меню: вегетарианцы, аллергии, ограничения.
Предпочтения по напиткам, чтобы рассчитать закупку.

Важно считать людей, а не ответы. Один ответ «придём втроём» — это три порции.

Что нужно для рассадки

Список гостей с именами всех, кто придёт, и пометкой, кто с кем. Удобно, когда в анкете гость пишет всех своих спутников в одном поле, а количество выбирает отдельно.

Что нужно для трансфера

Число мест туда и отдельно обратно. Часть гостей уезжает раньше или остаётся на ночь, поэтому эти цифры почти всегда разные.

Когда фиксировать число гостей

Большинство кейтерингов просят финальную цифру за 7–10 дней до мероприятия. Поэтому срок ответа в приглашении лучше ставить за три недели: останется время напомнить тем, кто молчит.

Что делать с теми, кто не ответил

Отдайте паре список молчащих гостей за неделю до срока. Обычно хватает одного личного сообщения. Тех, кто так и не ответил, лучше не включать в финальную цифру, а заложить небольшой запас на кухне.

В Позови-Онлайн выгрузка в Excel сразу содержит сводку: сколько человек придёт, сколько не придёт и сколько ответов по каждому варианту на каждый вопрос.